Ao assinas um contrato de locação, lembre-se que você está celebrando um contrato jurídico. Antes de assinar, busque assessoramento jurídico. As informações seguintes constituem um bom ponto de partida para quem deseja conhecer melhor os contratos de locação comercial.
Duração do contrato de locação
Em geral, os contratos de locação comercial duram entre três e dez anos. É muito importante determinar a data em que o contrato entrada em vigor porque essa data servirá para definir o fim do contrato.
O contrato de locação deverá mencionar claramente o que acontece se o espaço alugado não estiver disponível na data contratada, e quais ajustes o proprietário deverá fazer no valor do aluguel. Se o espaço que você aceitou ocupar ainda não estiver disponível e reformado para atender suas necessidades, podem surgir problemas inesperados.
Certifique-se estar familiarizado com todas as cláusulas que permitem ao proprietário proporcionar um local alternativo caso as novas instalações não estejam disponíveis no prazo previsto. Este tipo de acordo significa que existe a possibilidade de ter que mudar sua empresa mais do que uma vez, o que aumenta o custo.
Se você vai se mudar de um local antigo para novas instalações, calcule uma margem de tempo adicional antes de deixar o local. Assim, você se previne contra qualquer atraso que envolva a mudança para as novas instalações (por exemplo: trabalhos de construção, inquilinos anteriores, danos materiais, etc.).
Como escolher o local para alugar
Os aluguéis comerciais são, geralmente, calculados em função do custo do espaço por pé quadrado. Muitos proprietários cobram separadamente os custos da calefação central e da eletricidade. No mínimo, existem cinco maneiras comuns para calcular o preço do aluguel de um espaço comercial, entre elas a:
- Locação bruta
As locações que incluem todos os gastos são a opção mais frequente para os espaços destinados a escritórios e pressupõem o pagamento mensal de uma importância fixa. O proprietário é responsável por todos os gastos de funcionamento do prédio, inclusive os dos impostos, dos seguros e dos reparos. - Locação líquida
Nas locações em que gastos adicionais não fazem parte do contrato, o inquilino tem que pagar uma parte (ou a totalidade) dos impostos prediais da propriedade, além do custo base de locação do local. Os gastos de funcionamento do prédio ficam a cargo do proprietário. - Locação líquida-líquida
Nas locações líquidas-líquidas, o inquilino é responsável por pagar o aluguel básico, os impostos e o seguro do local que ocupa. - Locação tripla-líquida
Nas locações tripla-líquidas, todos os custos de funcionamento do prédio, incluindo os de reparos e manutenção, ficam a cargo do inquilino. Em geral, este tipo de locação é usado para propriedades industriais. - Locação percentual
Nas locações percentuais, o inquilino paga uma importância fixa mais uma percentagem da sua receita bruta. Este tipo de locação é um acordo especial de aluguel para varejistas em locais onde existem múltiplos inquilinos (por exemplo, centros comerciais).
Aumento do aluguel
No passado, o aumento dos custos de funcionamento de um prédio era coberto aumentando o aluguel no momento de renovar o contrato ou na hora de celebrar um novo contrato de locação com um novo inquilino. A maioria dos proprietários protege-se contra mudanças imprevisíveis no mercado imobiliário ao incluir uma cláusula de ajuste nos contratos de locação. Essa cláusula permite ao proprietário aumentar o aluguel se houver um aumento dos custos de manutenção ou de funcionamento da propriedade. A maioria dos proprietários está disposta a negociar a cláusula de ajuste com o locatário.
Alguns exemplos das cláusulas de ajuste:
- Aumentos regulares do aluguel durante o período do contrato de locação.
- Aumentos proporcionais em função do aumento dos impostos, calefação, manutenção e outros gastos diretos.
- Aumentos automáticos do aluguel, de acordo com o Índice de Preços no Consumidor (IPC) ou outro índice de inflação comparável.
Nota: Em geral, o IPC exagera o impacto da inflação. Portanto, você não deverá aceitar pagar mais do que uma parte do aumento anual do IPC, especialmente se o aluguel já inclui os aumentos de impostos e os gastos diretos de funcionamento.
Sublocação do local
Se você decidir ampliar seu negócio ou mudar-se para outro local antes do término do contrato de locação, poderá propor ao proprietário a opção de subalugar o local.
Certifique-se que o inquilino interessado na sublocação atende os requisitos exigidos pelo proprietário. Tenha em conta que você ficará responsável por pagar o aluguel caso o subarrendatário decidir sair do local antes do término do contrato.
Renovar o contrato de locação
Quando o contrato de locação vencer, o proprietário não tem a obrigação legal de oferecer-lhe o mesmo espaço, a não ser que você tenha concordado com uma fórmula de renovação que inclua uma cláusula que lhe garanta o mesmo local quando o contrato expirar.
Em geral, você terá que apresentar uma notificação por escrito na qual fique indicada sua opção de renovar o contrato de locação ou, então, ele expira automaticamente (é prática corrente solicitar um aviso prévio de um ano para os contratos de locação de longo prazo; para os contratos de curto prazo basta enviar uma notificação três ou quatro meses antes do vencimento). Alguns contratos de locação são automaticamente renovados até serem cancelados pelo inquilino. Esta pode ser uma boa opção para a sua empresa, principalmente se você tiver vários locais e não quiser correr o risco de deixar o contrato de locação expirar.
O que acontece se o proprietário abrir falência?
Você pode proteger-se e proteger sua empresa certificando-se de que o contrato de locação contenha uma cláusula de “não interrupção”, que é um acordo que estabelece a continuidade de um aluguel no caso de haver execução hipotecária.
Seguros
Em geral, espera-se que os proprietários tenham uma apólice de seguros com cobertura ampla para o imóvel e que cubra a responsabilidade para as zonas comuns, tais como vestíbulos, escadas e elevadores, protegendo também o imóvel contra diversos riscos. O proprietário também tem direito de insistir que os inquilinos tenham seu próprio seguro para proteger o proprietário contra possíveis reclamações que possam surgir com relação ao funcionamento das empresas do inquilino (por exemplo: um visitante que tropece no tapete de um escritório). O inquilino poderá também ter um seguro de "conteúdo e benfeitorias" que proteja seu investimento na propriedade.
É conveniente consultar um agente de seguros ou um advogado para certificar-se que sua apólice de seguros esteja de acordo com a política do proprietário.
Serviços de apoio ao imóvel
Alguns pontos que devem ser levados em conta ao negociar os termos do contrato de locação com o proprietário são eletricidade, sistema de climatização e serviço de limpeza.
- A eletricidade está muitas vezes incluída nos serviços do imóvel. Pergunte ao proprietário se ele fixa limites caso de você tenha intenção de instalar máquinas elétricas.
- Calefação, ventilação e ar condicionado (sistema de climatização) são responsabilidade do proprietário. Como os espaços comerciais raramente oferecem um serviço de climatização durante 24 horas, você pode anexar um horário de climatização ao contrato de locação e especificar quais serviços são fornecidos nos dias feriados.
- O serviço de limpeza deve ter um horário oficial. É também importante saber quem é a pessoa responsável pelas tarefas de limpeza, tais como a limpeza dos banheiros e a remoção do lixo.
Uma vez que tenha chegado a um acordo com o proprietário sobre os serviços a serem prestados, certifique-se de obter essa informação em detalhes e por escrito.
Benfeitorias na propriedade
Em geral, os modernos edifícios de escritórios têm uma provisão para benfeitorias (como por exemplo: novas divisões em compartimentos, iluminação, carpete ou pintura). Todavia, pode haver diferenças entre necessidades individuais dos inquilinos e o que o proprietário está disposto a oferecer.
Antes de assinar o contrato de locação, determine por escrito os acordos sobre reformas, junto com um plano detalhado e uma estimativa dos custos obtida junto a um empreiteiro. Este tipo de documento chama-se “plano de obras de reformas” e especifica também a quem compete fazê-las.
A menos que chegue a um acordo no seu contrato de locação, qualquer benfeitoria que fizer na propriedade pertencerá ao proprietário quando você deixar as instalações. Alguns exemplos: aparelhos de ar condicionado, acessórios de iluminação, estantes, armários ou equipamento de produção.
Cálculo da superfície total
O cálculo da superfície total é um método usado para comparar os diferentes espaços. Todavia, nem todos os proprietários medem a superfície total da mesma forma. O aluguel dos locais destinados a fábricas ou armazéns é calculado pela área medida em pés quadrados, enquanto que um espaço de primeira classe para escritórios ou um espaço bem localizado geralmente têm preço muito mais elevado.
Quando chegar o momento de decidir sobre o tamanho do local a ser alugado, procure responder às seguintes perguntas:
- Qual a área útil que está sendo alugada?
- Que parte do aluguel está atribuída a espaços “públicos” como vestíbulos, corredores, banheiros e salas de máquinas? (tenha em conta que, geralmente, essa área varia entre 25% e 30%).
Agora que você está familiarizado com os aspectos básicos de um contrato de locação comercial, pode ser útil consultar um advogado especializado em regulamentos comerciais e imobiliários para obter mais informações sobre os seus direitos e obrigações no momento de assinar um contrato de locação.
Para mais informações sobre temas comerciais gerais, procure hoje mesmo o Small Business Services / Services aux petites entreprises. O atendimento telefônico está disponível nos idiomas inglês e francês.