L'administration de la rémunération est une partie importante de la gestion d'une entreprise. Un système officiel de gestion de la paie peut vous aidez à contrôler vos coûts liés au personnel, vous améliorez le moral de vos employés et réduisez le roulement de personnel.
De quelle façon un plan de rémunération peut-il vous aider?
Un plan de rémunération vous aide à gérer vos employés et votre entreprise. Il peut vous aider à :
- Recruter
Le régime salarial offre des taux d'embauche concurrentiels qui peuvent attirer de nouveaux employés.
- Conserver
Les plans de rendement et les augmentations de salaire peuvent améliorer le rendement d'un employé et son développement de carrière au sein de votre entreprise.
- Motiver
Les plans de rémunération offrent des incitatifs aux employés de chercher de nouvelles opportunités et d'avoir une promotion au sein de l'entreprise.
Un processus officiel de gestion de la rémunération vous aidera aussi à vous assurer que l'impôt sur le revenu et les déductions sont prélevés.
Élaborer un plan et le mettre en œuvre
L'élaboration d'un plan de rémunération officiel n'a pas besoin d'être un processus long et dispendieux. Une des choses les plus importantes à considérer au moment d'élaborer votre système de rémunération est d'obtenir le soutien, la compréhension et l'approbation de vos directeurs et de vos superviseurs.
Les étapes de base vers la création d'un plan de rémunération vont comme suit :
- Définir les postes
- Évaluer les postes
- Établir un salaire pour les postes
- Mettre le plan en œuvre
- Annoncer le plan aux employés
- Évaluer le rendement des employés
1re étape : Définir les postes
La première étape vers l'installation d'un plan officiel est de préparer une description de tâches pour chaque poste. Vous serez peut-être en mesure de rédiger ces descriptions vous-même, mais vous pouvez aussi demander aux employés de décrire leurs tâches et de réviser leurs descriptions.
Une description de tâches comprend habituellement :
- Le titre du poste
- Les liens hiérarchiques
- Les caractéristiques du poste
- Les tâches liées au poste
- Les qualifications requises (éducation ou formation officielle, expérience et bagage, conditions de travail inhabituelles)
Une fois terminées, les descriptions de tâches peuvent aussi être utilisées pour :
- Embaucher et former des employés
- Restructurer les tâches au sein de l'organisation
- Se conformer aux lois touchant les pratiques d'emploi et les salaires
- Évaluer le rendement en fonction des tâches assignées
2e étape : Évaluer les postes
Une bonne méthode d'évaluation pour les entreprises de 100 employés et moins est un système de classement de base. Pour utiliser ce type de système, les descriptions de tâches sont comparées les unes avec les autres et sont classées en fonction de la difficulté et de la responsabilité.
Après avoir classé les descriptions de tâches, l'étape suivante est de regrouper les postes semblables en ce qui a trait à la portée et à la responsabilité dans le même échelon de rémunération. Après avoir séparé les types de postes, vous pouvez organiser ces groupes en une série d'échelons de rémunération allant du plus élevé au plus bas.
Le nombre d'échelons dépendra du nombre de postes et de types de postes dans l'organisation. Une entreprise qui compte moins de 100 postes n'utilisera habituellement que 10 ou 12 échelons de rémunération.
3e étape : Établir un salaire pour les postes
Salaires
Afin d'attribuer une valeur salariale à chacun de vos échelons, vous pouvez regarder quels sont les salaires actuels pour les postes semblables dans votre région. Vous pouvez obtenir les données dont vous avez besoin auprès de votre chambre de commerce locale, d'entreprises importantes de votre région, ou d'organismes gouvernementaux. Si vous faites partie d'une association professionnelle, cette dernière peut être en mesure de vous fournir les échelons salariaux standards pour les différents postes au sein de votre industrie. N'oubliez pas, vous devez payer vos employés au moins au salaire minimum établi dans la province.
Lorsque vous analysez les salaires de votre région, assurez-vous de comparer les descriptions de tâches, pas seulement les titres de postes. Les titres de postes peuvent être trompeurs et il y a normalement des différences dans la façon de décrire des postes semblables en fonction de l'organisation.
Après avoir recueilli un échantillon des échelons de rémunération locaux, vous pouvez calculer un salaire moyen pour chaque poste et l'inscrire dans la feuille de travail.
Par exemple :
| Échelon | Poste | Salaire moyen |
|---|---|---|
| 1 | Commis-dactylo | 574 $ |
| 2 | Sténographe | 635 $ |
| 3 | Commis à la paye | 687 $ |
| 4 | Secrétaire | 723 $ |
| 5 | Aide-comptable | 741 $ |
| 6 | Opérateur d'ordinateur | 815 $ |
Échelles salariales
En fonction du salaire moyen, vous pouvez établir un point milieu et ainsi développer une échelle salariale. De façon générale, le salaire le plus bas d'un échelon équivaut à 85 % du point milieu et le salaire le plus élevé à 115 % du point milieu. Avec ce type d'arrangement, les nouveaux employés peuvent augmenter leur revenu jusqu'à 35 % sans changer de poste et reçoivent des incitatifs au rendement même s'ils n'ont pas eu une promotion.
Une fois que vous avez établi une échelle salariale pour chaque poste de votre organisation, le produit final ressemblera à l'exemple suivant :
| Échelon | Minimum | Point milieu | Maximum |
|---|---|---|---|
| 1 | 490 $ | 575 $ | 660 $ |
| 2 | 530 $ | 625 $ | 720 $ |
| 3 | 580 $ | 685 $ | 785 $ |
| 4 | 615 $ | 725 $ | 835 $ |
| 5 | 690 $ | 815 $ | 935 $ |
Ce genre d'échelle salariale vous permettra de situer la rémunération de vos employés et votre potentiel de rémunération en comparaison avec les taux du marché. Vous pourrez aussi voir d'un coup d'œil à quel endroit apporter des changements afin d'offrir des salaires justes et concurrentiels à votre personnel.
En général, une structure de rémunération planifiée devrait être en mesure de lier les salaires individuels au rendement et à la contribution envers les objectifs de l'entreprise. Ce système devrait aussi avoir assez de flexibilité pour accommoder des situations spéciales.
4e étape : Mettre le plan en œuvre
Lorsque vous avez un plan général, vous voudrez décider de quelle façon il sera géré afin de fournir les augmentations salariales individuelles. Vous pouvez utiliser différentes approches :
- Augmentations au mérite, accordées en reconnaissance du rendement et de la contribution
- Augmentation de la promotion pour les employés qui sont assignés à des postes différents dans les échelons supérieurs
- Augmentation progressive du salaire pour les employés qui sont en dessous de l'échelon d'embauche minimum
- Augmentations probatoires pour les nouveaux employés qui ont atteint les aptitudes et l'expérience nécessaires
- Augmentations en fonction de l'ancienneté au sein de l'entreprise
- Augmentations générales, accordées afin de maintenir un revenu réel appréciable en fonction des facteurs économiques et de garder le salaire concurrentiel
La majorité des augmentations annuelles sont faites en fonction du coût de la vie, de l'ancienneté ou de la situation du marché du travail. Vous pouvez utiliser plusieurs, toutes ou bien une combinaison de ces méthodes d'augmentation dans votre entreprise.
Il peut être utile de conserver un formulaire qui permet de documenter les augmentations de salaire et les raisons motivant cette augmentation. Ces documents sont importants pour les besoins de l'administration de la paye.
5e étape : Annoncer le plan aux employés
Après avoir mis en œuvre votre plan de gestion de la rémunération, vous devriez considérer de quelle façon l'annoncer à vos employés. Avoir un bon programme est votre priorité, mais il est aussi très important de communiquer ce plan clairement et honnêtement à vos employés.
Assurez-vous que tous les superviseurs dans votre entreprise comprennent le plan et soient en mesure de l'expliquer au reste du personnel.
Il est aussi conseillé de revoir périodiquement le plan avec tous les employés.
6e étape : Évaluer le rendement des employés
Le dernier élément de l'administration de la paie est l'évaluation du rendement. La majorité des employés au Canada travaillent dans un système d'augmentations de salaire au mérite, ce qui nécessite des examens et des évaluations périodiques du rendement des employés dans l'accomplissement de leurs tâches assignées.
Un plan d'évaluation du rendement efficace pour les employés :
- entraîne une meilleure communication bilatérale entre le directeur et l'employé
- harmonise le salaire de l'employé à son rendement au travail
- fournit une approche normalisée à l'évaluation de rendement
- aide les employés à comprendre leurs responsabilités et les attentes envers eux
- permet de fixer des objectifs à atteindre pour les employés
Les évaluations de rendement aident l'employé qui se fait évaluer, mais elles aident aussi le directeur à mieux comprendre l'entreprise. Une conversation ouverte entre l'employé et le directeur peut montrer à ce dernier les endroits où des améliorations sont nécessaires en ce qui a trait à l'équipement, aux procédures, à la formation ou aux autres facteurs qui pourraient avoir une incidence sur le rendement de l'employé.
Au moment de concevoir un système d'évaluation, il est conseillé d'élaborer un processus officiel. Une évaluation de rendement typique comprend des facteurs comme :
- Les résultats obtenus
- La qualité du rendement
- Le volume de travail
- L'efficacité à travailler avec les autres
- L'efficacité à travailler avec les clients, les fournisseurs, etc.
- L'initiative
- La connaissance de l'emploi
- La fiabilité
Vous pouvez concevoir vos propres formulaires d'évaluation de rendement en utilisant des exemples tirés de livres sur la gestion du personnel, mais assurez-vous que les formulaires choisis correspondent au poste que vous voulez évaluer.
Mettre le plan à jour
Examinez votre plan sur une base annuelle et posez-vous les questions suivantes : Avez-vous le genre d'employés que vous désirez avoir? Quel est votre taux de rétention? Est-ce que les employés semblent avoir l'entreprise à cœur? En gardant votre plan à jour, vous pouvez faire des ajustements lorsque nécessaire et aider votre entreprise à réussir.