Guide sur les règlements en matière d’emploi : Embauche

Il est important de connaître vos obligations et les possibilités qui s’offrent à vous lorsqu’il s’agit d’embaucher du personnel. Ce guide vous aidera à vous familiariser avec les règlements s’appliquant aux employeurs en Ontario et avec les ressources qui leur sont offertes.

Table des matières

Principes fondamentaux
Règlements et normes
Exigences en matière d’établissement de rapport
Outils et calculateurs
Autres ressources

Principes fondamentaux

Voici les règlements et les exigences que tout employeur doit observer lorsqu’il embauche un employé :

Numéro de compte de retenues sur la paie

En vertu des lois fédérales, la plupart des employeurs doivent percevoir, remettre et rendre compte des retenues à la source ci-dessous :

  • Cotisations d’assurance-emploi;
  • Cotisations au Régime de pensions du Canada;
  • Impôt sur le revenu.

En tant qu’employeur, vous devez suivre un certain nombre d’étapes pour la gestion de votre masse salariale : ouvrir un compte de retenues sur la paie, obtenir les renseignements de base auprès des nouveaux employés, calculer et remettre les retenues à la source et conserver des dossiers adéquats.

Coordonnées de l’Agence du revenu du Canada (ARC) :
1-800-959-5525
Ouvrir ou gérer un compte de retenues sur la paie

Commission de la sécurité professionnelle et assurance contre les accidents de travail

La Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents de travail (WSIB) a pour mandat de vous aider à prévenir les accidents, les maladies et les décès au travail.

La plupart des employeurs doivent s’inscrire auprès de la WSIB dans les 10 jours suivant l’embauche d’un employé.

L’inscription vous procure les avantages suivants :

  • aide pour faciliter le retour au travail de vos employés blessés;
  • prestations d’assurance couvrant les pertes de revenu découlant d’un accident;
  • assurance sans égard à la responsabilité;
  • programmes de prévention et de formation;
  • protection contre les poursuites en justice.

Coordonnées de la WSIB :
1-800-387-0750
Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents de travail

Impôt-santé des employeurs (ISE)

Vous devez payer l’ISE si vos employés :

  • travaillent à votre établissement stable en Ontario;
  • sont rattachés à votre établissement stable en Ontario; ou
  • travaillent ailleurs mais sont payés par l’entremise de votre établissement stable en Ontario.

Vous pouvez obtenir une exonération de l’ISE sur la première tranche de 1 million $ de votre masse salariale si vous êtes un employeur du secteur privé ou un employeur qui reçoit des fonds d’un ordre de gouvernement mais qui n’est pas contrôlé par le gouvernement.

On ne peut demander qu’une seule exonération de 1 million $ par groupe d’employeurs associés.

Si vous êtes un employeur du secteur privé (y compris un membre d'un groupe d'employeurs associés) dont la rémunération totale en Ontario dépasse 5 millions de dollars, vous n’êtes pas éligibles à l'exemption.

Coordonnées du Ministère des Finances :
1-866-668-8297
Impôt-santé des employeurs - Guide à l'intention des employeurs

Santé et sécurité au travail

Les règlements sur la santé et la sécurité au travail s’appliquent à presque tous les travailleurs, employeurs et lieux de travail de l’Ontario. En tant qu’employeur établi en Ontario, vous avez un certain nombre d’obligations, dont celle de former, de renseigner et de superviser vos employés en ce qui concerne la protection de leur santé et de leur sécurité.

En ligne :
Guide de la Loi sur la santé et la sécurité au travail

Règlements et normes

Outre les « principes fondamentaux », vous devrez observer plusieurs règlements et normes lors de l’embauche d’un employé.

Normes d’emploi

Les gouvernements fédéral et provinciaux ont adopté des normes d’emploi afin de s’assurer que les employés sont traités de façon équitable. Voici certaines des normes les plus communes pouvant s’appliquer à votre entreprise :

Coordonnées du ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences de l’Ontario :
1-800-531-5551
Affiches requises en milieu de travail
Votre guide de la Loi sur les normes d'emploi 

Politique écrite sur la déconnexion du travail

Si vous comptez 25 salariés ou plus dans votre entreprise, vous devez mettre en place une politique écrite qui précisera quand et comment vos employés pourront se déconnecter du travail. Renseignez-vous sur qui vous devez compter comme salarié, sur des échéances importantes et l’exigence de fournir une copie de la politique à vos employés et d’assurer la tenue des dossiers connexe.

Coordonnées du ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement de l’Ontario
1-800-531-5551
Politique écrite sur la déconnexion du travail

Numéro d’assurance sociale (NAS)

En règle générale, tout nouvel employé doit fournir son Numéro d’assurance sociale (NAS) dans les 3 jours suivant son embauche. En tant qu’employeur, vous devez vous assurer que les nouveaux employés dont le NAS commence par « 9 » détiennent un permis de travail valide au Canada.

En ligne :
Information à l'intention des employeurs - Numéro d'assurance sociale

Équité salariale

Si vous avez dix employés ou plus, votre entreprise doit verser à ses employés masculins et féminins le même traitement pour un travail égal ou comparable.

L’équité salariale a été inscrite dans la loi afin de rétrécir l’écart qui existe entre les hommes et les femmes en raison de la sous-évaluation du travail traditionnellement effectué par les femmes.

En vertu de la loi, la valeur des emplois habituellement occupés par des femmes doit être comparée à la valeur des emplois habituellement occupés par des hommes. Les emplois à prédominance féminine dont la valeur est jugé égale ou comparable à celle des emplois à prédominance masculine doivent obtenir un salaire à tout le moins égal.

Coordonnées de la commission de l’équité salariale :
1-800-387-8813
La guide ​de compréhension de​ la Loi sur l’équité salariale de l’Ontario

Violence et harcèlement au travail

Vos employés devraient pouvoir travailler dans un milieu exempt de violence et de harcèlement. Des ressources et de l’information sont disponibles pour vous aider à prendre des mesures afin que votre entreprise offre un milieu de travail sain et sécuritaire à ses employés.

Coordonnées du ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences de l’Ontario :
1-800-531-5551
Violence et harcèlement au travail

Protection des renseignements personnels

En tant qu’employeur, vous avez la responsabilité  de protéger les renseignements personnels de vos employés. Le guide concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) publié par le Commissaire à la vie privée du Canada aide les entreprises à comprendre leurs obligations et à se conformer aux règlements.

Coordonnées du commissaire à la vie privée du Canada :
1-800-282-1376
Protection des renseignements personnels au travail

Temporary help agency and recruiter licensing - FR

Permis pour les agences de placement temporaire et les recruteurs

À compter du 1er juillet 2024 (la date limite initiale était le premier janvier 2024), les agences de placement temporaire et les recruteurs œuvrant en Ontario devront détenir un permis pour exercer leurs activités. Les recruteurs et les agences de placement temporaire de l’extérieur de l’Ontario doivent également détenir un permis ontarien s’ils embauchent des personnes pour travailler en Ontario.

Si vous fournissez à la fois des services de recrutement et de placement temporaire, vous devrez détenir deux permis (un pour chaque service).

Le permis est renouvelable annuellement.

Si vous exploitez une entreprise qui utilise les services d’une agence de placement temporaire ou d’un recruteur, vous devez vous assurer d’utiliser les services d’un fournisseur détenant un permis.

Référez-vous au site Web du ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences afin : 

  • d’en apprendre davantage sur les règles relatives aux permis;
  • de présenter une demande de permis;
  • de savoir si une entreprise détient un permis. 

Coordonnées du ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences
1-800-531-5551
Permis pour les agences de placement temporaire et les recruteurs

Embaucher des entrepreneurs autonomes

Avant d’embaucher un entrepreneur autonome, trouvez si l’on classera la relation de travail en tant qu’employeur-à-employé, ou d’entreprise-à-entrepreneur indépendant. Un entrepreneur autonome ou indépendant aura généralement un plus grand contrôle sur :

  • les outils et l’équipement;
  • les heures de travail;
  • les salaires et contrats.

En Ontario, les trois autorités principales avec qui communiquer au sujet de la classification sont les suivantes :

  • Agence de revenu du Canada (ARC)
  • Ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences de l’Ontario
  • La Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (WSIB).

Coordonnées de l’Agence du revenu du Canada au numéro suivant :
1-800-959-5525
Employé ou travailleur indépendant?

Coordonnées du ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences de l’Ontario 
1-800-531-5551
La différence entre un employé et un entrepreneur indépendant

Coordonnées de la WSIB 
1-800-387-0750
Travailleurs et exploitants indépendants

Legal questions

Questions juridiques

Vous pouvez contacter le service d’écoute téléphonique des conseils juridiques gratuits de Pro Bono Ontario pour tout renseignement afin d’obtenir de l’aide pour vos besoins quotidiens en fait d’aide juridique en matière civile (pas de droit de la famille, de droit de l'immigration ou de droit criminel). Le service est généralement destiné vers ceux qui ne peuvent se permettre un avocat.

Veuillez noter que le service n’est pas garanti et qu’on vous posera des questions dans le cadre du processus de qualification, tels que le montant du revenu particulier gagné par votre ménage, votre nom, le code postal et votre tranche d’âge.

Contactez le service d’écoute téléphonique des conseils juridiques gratuits de Pro Bono Ontario :
1-855-255-7256

En ligne :
Pro Bono Ontario - Le service d’écoute téléphonique des conseils juridiques gratuits (en anglais seulement)

 

Vous pouvez également contacter le service d’aiguillage du Barreau de l’Ontario si vous avez des questions de nature commerciale. Le service peut être en mesure de vous assister dans le recherche d’un avocat ou d’un parajuriste, selon vos besoins.

En ligne :
Service de référence du Barreau de l'Ontario

Exigences en matière d’établissement de rapport

Une fois l’employé recruté, vous devez présenter des rapports aux fins de l’impôt et lorsque l’employé cesse de travailler.

Produire une déclaration de renseignements T4

Une déclaration de renseignements consiste en un feuillet T4 et un T4 Sommaire utilisé pour déclarer les salaires, les traitements, les pourboires ou gratifications, les primes, les paies de vacances, les commissions d’emploi et toute autre rémunération que les employeurs payent aux employés pendant l’année.

L’employeur doit présenter une déclaration d’information chaque année à l’Agence du revenu du Canada et remettre les feuillets d’information aux employés avant le dernier jour de février suivant l’année civile à laquelle s’applique la déclaration d’information.

Coordonnées de l’Agence du revenu du Canada :
1-800-959-5525
Guide de l'employeur - Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire

Relevé d’emploi (RE)

L’employeur doit remplir un relevé d’emploi chaque fois qu’un employé cesse de travailler. Un RE doit être émis dans les 5 jours civils suivant l’arrêt de la rémunération (p. ex. dans le cas d’un congé parental ou d’un licenciement), ou le jour où l’employé est informé de l’interruption, si ce jour est postérieur.

Le relevé d’emploi sur le Web (RE Web) vous permet de créer, modifier, soumettre, consulter et imprimer un relevé d’emploi lors du départ d’un employé. En gérant vos besoins en ligne, vous n’aurez plus à commander, entreposer ou poster des copies papier du RE.

En ligne :
RE Web

Pour obtenir de plus amples renseignements ou pour commander des copies papier du RE, communiquez directement avec Service Canada.

Coordonnées de Service Canada :
1-800-263-8364
Marche à suivre pour remplir le relevé d'emploi

Outils et calculateurs

Il existe divers outils et calculateurs en ligne qui peuvent vous aider à gérer et à comprendre vos responsabilités à titre d’employeur.

La Loi sur les normes d’emploi (LNE) : Guide à l’intention des employeurs

Ce guide en ligne peut aider les employeurs de l’Ontario à comprendre leurs obligations et leurs droits.

En ligne :
Guide sur les normes d'emploi

Étapes pour embaucher des travailleurs étrangers

Si vous envisagez l’embauche d’un travailleur étranger, vous devrez  peut-être satisfaire à certaines exigences.

En ligne :
Embaucher un travailleur étranger

Ressources sur la santé et la sécurité

Pour assurer la santé et la sécurité dans les lieux de travail, le ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences a créé des ressources permettant de relever les dangers dans divers secteurs professionnels.

En ligne :
Santé et sécurité au travail

Outil libre-service relatif aux normes d’emploi

Utilisez cet outil pour vous aider à mieux connaître une partie de vos droits et vos obligations selon les normes d’emploi et à mieux comprendre si le montant versé à un employé respecte certaines normes monétaires minimales.

En ligne :
Outil libre-service relatif aux normes d’emploi

Calculateur en direct de retenues sur la paie

Le calculateur en direct des retenues sur la paie vous permet de calculer les retenues à la source sur la base des renseignements que vous fournissez.

En ligne :
Calculateur en direct de retenues sur la paie

Autres ressources

Bureau des conseillers des employeurs

Le Bureau des conseillers des employeurs de l’Ontario (BCE) peut vous offrir des conseils éclairés et de la formation sur la gestion des questions de sécurité et d’assurance au travail dans votre entreprise. Ses services sont entièrement confidentiels.

Le BCE peut également vous aider à :

  • résoudre rapidement les conflits liés aux accidents et à l’assurance ;
  • faciliter le retour au travail des travailleurs blessés ;
  • échanger des pratiques exemplaires avec d’autres employeurs efficaces .

Si vous avez moins de 100 employés, le BCE peut vous représenter et intervenir en votre nom devant la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents et le Tribunal d’appel de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail.

Coordonnées du BCE :
1-800-387-0774
Bureau des conseillers des employeurs

Emploi et Développement social Canada – Programme du travail

Si vous êtes un employé ou un employeur relevant de la compétence fédérale ou une société d'État fédérale, le Programme du travail  d'Emploi et Développement social Canada élabore et administre les normes du travail fédérales qui définissent les conditions d'emploi sur votre lieu de travail.

En ligne :
Programme du travail - Normes du travail